Ochrona danych osobowych pracownika

Nie można zatrudniać pracowników bez zbierania przy tym ich danych osobowych.  To nie ulega wątpliwości. Jest to konieczne, aby przykładowo odpowiednio wyliczyć wymiar przysługującego urlopu, albo skutecznie zgłosić pracownika do ubezpieczenia.

Istnieją jednak takie dane, których pracodawca nie może żądać od podwładnego, ponieważ nie znajdują one poparcia w żadnych przepisach prawa, a jednak często żąda…

Podstawa prawna

Najważniejszymi aktami prawnymi, które określają, jakich danych może żądać pracodawca od pracownika jest Kodeks Pracy oraz Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Rodzaje danych

Pracodawca zatrudniając osobę na podstawie umowy o pracę przetwarza następujące dane osobowe: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, data urodzenia, obywatelstwo, miejsce zamieszkania, wykształcenie, PESEL, imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci, informacje dot. poprzedniego zatrudnienia, nr i seria dowodu osobistego, informacja o stosunku do powszechnego obowiązku obrony. Takie dane są zbierane od kandydata do pracy oraz od pracownika w formie oświadczenia, ale niezbędne jest również udokumentowanie niektórych kwestii (np. wykształcenie, poprzednie zatrudnienie).

Oczywiście, w praktyce pracodawcy często zbierają również inne dane. Czy mają do tego prawo? Kodeks Pracy w art. 221 § 4 stanowi, że pracodawca ma prawo żądać innych danych “jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów”. Zatem, jeśli w polskim prawodawstwie istnieje gdziekolwiek przepis o prawie do zbierania konkretnej danej osobowej w określonym celu, to takie działanie pracodawcy jest prawidłowe.

Kserowanie dowodów osobistych

W niektórych firmach nadal istnieje zwyczaj kserowania dowodów osobistych pracowników. Czy jest to zgodne z prawem? Odpowiedź na to pytanie znajduje się w stanowisku GIODO z 5 lipca 2012r. w sprawie kserowania dowodu osobistego kandydata do pracy. Generalny Inspektor stwierdził w niej, że kserowanie dowodu narusza ustawę o ochronie danych osobowych, ponieważ w ten sposób pracodawca uzyskuje wgląd do takich danych pracownika, do których nie ma prawa (np. data wydania dowodu osobistego, kolor oczu, miejsce urodzenia).

Dane wrażliwe

Dane wrażliwe (sensytywne) to dane szczególnie chronione. Zaliczamy do nich m.in. poglądy religijne, pochodzenie rasowe, etniczne, stan zdrowia, kod genetyczny, nałogi, życie seksualne, czy dane o niekaralności. W jakich okolicznościach i na jakich zasadach pracodawca może zażądać tego typu danych od swojego pracownika?

Temat przetwarzania danych wrażliwych przez pracodawców dotyczy najczęściej dwóch rodzajów danych: stanu zdrowia oraz karalności. Informację o stanie zdrowia pracownika pracodawca otrzymuje przy skierowaniu takiego kandydata na badania lekarskie. Jest to obowiązek wynikający z Kodeksu Pracy. Pracodawca w tym wypadku otrzymuje jednak tylko informację o braku przeciwwskazań do podjęcia pracy – nie ma wglądu do wyników badań.

Dane dotyczące karalności

Co do zasady gromadzenie przez pracodawcę tych informacji również jest zabronione, ale w niektórych przypadkach przetwarzanie takich danych jest dozwolone przez inne ustawy. Chodzi tutaj między innymi o zawody, w których pracownik ma kontakt z bronią. Tylko w takich okolicznościach – gdy jest to dozwolone przez inne przepisy- pracodawca ma prawo żądać takiego zaświadczenia od kandydata do pracy. Więcej informacji na temat stanu zdrowia lub karalności pracodawca może uzyskać jedynie wtedy, gdy pracownik udzieli mu na to pisemnej, dobrowolnej zgody.